De 6 a 3 meses de retraso: recuperación de un proyecto crítico para Primax Perú

Asumí la gestión de un proyecto de toma de pedidos para Primax Perú que acumulaba seis meses de retraso. El alcance continuaba creciendo por nuevos requerimientos y cambios incorporados en cada reunión con el cliente. Estabilicé el alcance, reorganicé la ejecución y coordiné el desarrollo de una solución mobile y web con operación offline e integraciones con distribuidores, logrando llevar el producto a producción.

Mi rol: IT Project Manager, Seratic LTDA · Primax Perú

El problema

Primax necesitaba centralizar la información generada por su red de distribuidores para mejorar la trazabilidad comercial y disponer de datos para análisis de ventas, Pareto y mercado. Al incorporarme, el proyecto acumulaba seis meses de retraso y continuaba incorporando nuevos requerimientos sin una delimitación clara del alcance. Además, los distribuidores operaban en contextos muy diferentes: algunos partners de Lima contaban con sistemas propios que debían integrarse con la nueva plataforma, mientras que distribuidores de otras provincias, especialmente en zonas de la selva, trabajaban con papel y Excel debido a la falta de conectividad. Una solución exclusivamente online no resolvía el problema operativo real.

Discovery

Mi primera prioridad fue entender por qué el proyecto continuaba acumulando retrasos antes de seguir incorporando funcionalidades. Identifiqué que uno de los principales factores era el crecimiento continuo del alcance: cada instancia con el cliente generaba nuevos requerimientos o modificaciones sobre lo previamente definido. Trabajé en aterrizar las necesidades del negocio, diferenciar requerimientos críticos de solicitudes adicionales y delimitar un alcance ejecutable. En paralelo, relevamos la operación de los distribuidores en distintas provincias, sus sistemas existentes, las restricciones de conectividad y la información que Primax necesitaba centralizar para sus análisis comerciales. Esto permitió establecer una dirección clara para el producto y reorganizar prioridades.

Decisiones y trade-offs

Estabilizar el alcance antes de continuar incorporando funcionalidades
La prioridad pasó de responder a cada nueva solicitud a consolidar un alcance que permitiera llegar a producción. Organicé y prioricé los requerimientos críticos, dejando nuevas solicitudes fuera del alcance inmediato cuando comprometían el delivery.
Descartado: Continuar incorporando cambios y nuevos requerimientos durante el desarrollo. El trade-off fue postergar funcionalidades adicionales para proteger el alcance, reducir el retraso acumulado y recuperar previsibilidad.
Diseñar una experiencia offline-first para zonas sin conectividad
La aplicación móvil debía permitir que los distribuidores registraran pedidos sin conexión. La información quedaba almacenada localmente y, cuando el dispositivo recuperaba conectividad, se sincronizaba con la nube para integrarse al flujo central de Primax.
Descartado: Una arquitectura exclusivamente online era más simple, pero no era viable para distribuidores que operaban en regiones con conectividad limitada y que hasta ese momento dependían de papel y Excel.
Integrar los sistemas existentes en lugar de reemplazarlos
Algunos partners de Lima ya contaban con aplicaciones propias. Definimos integraciones para que la información generada por esos sistemas pudiera alimentar la plataforma de Primax y formar parte del mismo modelo de análisis.
Descartado: Forzar a todos los distribuidores a migrar inmediatamente a una única aplicación habría incrementado el impacto operativo, el tiempo de implementación y el riesgo del proyecto.
Complementar la captura móvil con una plataforma web
La solución incorporó una versión web para centralizar la información, mantener trazabilidad sobre la actividad de los vendedores y permitir el análisis y ajuste de rutas comerciales. La información podía utilizarse para análisis de Pareto y mercado, ayudando a identificar oportunidades y orientar acciones comerciales B2C.
Realizar un rollout progresivo por provincias
En lugar de desplegar la solución simultáneamente en toda la operación, coordiné pilotos progresivos en distintas provincias. Esto permitió validar la aplicación en condiciones reales, incorporar ajustes y reducir el riesgo antes de ampliar el alcance.
Descartado: Un despliegue masivo desde el inicio reducía el tiempo teórico de rollout, pero aumentaba significativamente el riesgo ante las diferencias operativas y de conectividad entre provincias.

Resultados

El proyecto pasó de seis meses de retraso a tres meses, recuperando el 50 % del atraso acumulado y alcanzando la salida a producción. La solución combinó aplicación móvil y plataforma web, operación offline, sincronización posterior con la nube e integración con sistemas de distribuidores. El rollout progresivo permitió extender la solución a distintas provincias del Perú y el trabajo realizado dio paso al inicio de un nuevo desarrollo para Primax Ecuador. En paralelo gestioné más de 20 proyectos tecnológicos; en varios casos con riesgo de penalización contractual, el seguimiento de dependencias y la documentación de retrasos atribuibles al cliente o a terceros permitieron sustentar los desvíos de cronograma y evitar penalizaciones.

Aprendizajes clave

Este proyecto reforzó una práctica que posteriormente trasladé a mi trabajo en Producto: antes de acelerar el delivery, es necesario estabilizar el problema y el alcance. El retraso no se resolvía simplemente aumentando la velocidad de desarrollo; requería controlar el scope creep, gestionar dependencias, priorizar y definir qué debía formar parte de la primera salida a producción. También confirmó la importancia de diseñar para el contexto real del usuario: una solución exclusivamente online habría sido técnicamente más simple, pero no habría resuelto el problema de los distribuidores que operaban en zonas sin conectividad.